Wie wat bewaart, die heeft wat

(Blog) Wie wat bewaart, die heeft wat. Het gezegde heeft een positieve connotatie en gaat ook op als je kijkt naar de digitale informatiehuishouding. Virtuele opslagruimte is tegenwoordig onbeperkt en de hoeveelheid netwerkmappen is schier oneindig. Toch is het verstandig om zorgvuldig na te denken over de vraag wat je als overheidsorganisatie wilt, kunt en moet bewaren. Het feit dat het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) onlangs de speciale campagne ‘Goed bewaard’ startte, geeft aan dat medewerkers binnen de overheid zich niet goed bewust zijn van het belang van goed bewaren. Je kunt je afvragen of deze campagne als een steuntje in de rug moet worden gezien of als teken aan de wand. Hadden we dit niet al veel eerder op orde moeten brengen?

Wat was het vroeger allemaal eenvoudig. Er was louter en alleen papier waarop we onze plannen uiteenzetten, onze beslissingen bekrachtigden en transacties beklonken. Als een zaak was afgedaan, ging het dossier in een specifieke map of ordner en belandde uiteindelijk in een archiefkast in de kelder. Het was tijdrovend werk, er ging wel eens wat fout of er raakte eens iets kwijt, maar overzichtelijk was het wel. Het was namelijk alleen papier en zo hebben overheden en instellingen zo’n 500 jaar hun sporen achter gelaten. Als je het zo bekijkt, kun je niet anders concluderen dan dat er de laatste 20-30 jaar een revolutie heeft plaatsgevonden. Want plotseling staan overheden voor de uitdaging om ook talloze andere media te bewaren en te ontsluiten. We kenden uiteraard al de digitale documenten, maar wat te denken van e-mails, foto’s geluidsfragmenten, videobeelden en Whatsapp-berichten. Ook websites, als officieel orgaan van gemeente, provincie of rijksoverheidsinstelling, zullen op een of andere manier moeten worden vastgelegd.

Actieve openbaarmaking
Tegelijkertijd zien we dat de maatschappij meer openheid en transparantie eist van de overheid. Hoe is een beslissing tot stand gekomen, op basis van welke informatie en wie zijn daarbij betrokken geweest? Verantwoording afleggen heet dat. Burgers en bedrijven hebben recht op toegang tot bepaalde overheidsinformatie via actieve bekendmaking. Wanneer burgers en bedrijven het idee hebben dat er informatie wordt achtergehouden - bewust of onbewust - dan wordt er al snel een Wob-verzoek (Wet openbaarheid van Bestuur) ingediend. Het aantal verzoeken is aanzienlijk toegenomen en het inwilligen ervan vergt doorgaans erg veel werk, juist omdat informatie niet goed is opgeslagen en bewaard. De Wob staat op het punt vervangen te worden door de Wet open overheid (Woo). Dit is een initiatiefwet uit 2012 (!), die tot doel heeft om overheden en semi-overheden transparanter te maken. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De passieve openbaarmaking van de Wob blijft gehandhaafd in de Woo en daarnaast komt er een verplichting voor actieve openbaarmaking. En verder hebben overheidsinstellingen nog te maken met de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid), de Archiefwet en de AVG. Er is dus al met al een helder juridisch kader om een antwoord te geven op de vraag: wat moet je bewaren?

Waarde van informatie
De campagne ‘Goed bewaard’ zoomt ook in op de vraag: wat wil je bewaren? Om hier antwoord op te geven, richten we ons in de eerste plaats op de bedrijfsvoering. Instanties hebben overheidsinformatie nodig om hun werk te kunnen doen: beleid maken, taken uitvoeren, beslissingen nemen. Wanneer informatie goed bewaard is, is het snel terug te vinden en eenvoudig toepasbaar. Dit maakt het mogelijk efficiënt samen te werken voor collega’s onderling maar ook met andere overheden of partners in de keten. Denk bijvoorbeeld aan de jeugdzorg of andere maatschappelijke partners. Zeker nu ambtenaren voor een groot deel op afstand werken, is het essentieel dat zij bij de informatie kunnen die zij nodig hebben om hun werk uit te voeren, zonder lang zoeken en zonder rompslomp. Een tweede reden waarom je informatie goed wil bewaren hangt samen met de waarde van de data voor de maatschappij. Journalisten en wetenschappers hebben overheidsinformatie nodig voor hun nieuwsgaring en het verrichten van onderzoek. Dit zijn belangrijke functies in onze moderne samenleving en men rekent dan ook op een open overheid. Er bestaat ook nog een historische waarde. Zoals wij nu veel waarde hechten aan notulen of ambtelijke notities die hebben geleid tot het inpolderen van de Zuiderzee, zo zullen historici over 100 jaar wellicht met gefronste wenkbrauwen terugkijken naar de overheidsinformatie die bewaard is gebleven in het kader van de COVID-19 pandemie.

Adequaat en professioneel
Dan komen we ten slotte bij de vraag: hoe kun je overheidsinformatie bewaren? De campagne komt met een reeks tips, zoals ‘geef bestanden een duidelijke naam, zodat collega’s het makkelijk kunnen terugvinden’. Of: sla documenten centraal op, bij voorkeur in het DMS van de organisatie. Men spreekt hier van documenten, maar het gaat natuurlijk ook om andere bestanden, zoals video, foto of geluid. Maar wat de één een logische naam vindt voor een document, vindt de ander niet logisch. Waar het om draait, is dat je over een technologische infrastructuur beschikt die de informatiewerker in staat stelt de juiste keuzes te maken: welke naam geef ik een document, onder welke zaak of case sla ik het op, welke bewaartermijnen krijgt het mee en kan het inderdaad actief openbaar gemaakt worden. De medewerker zou zich niet hoeven bekommeren over dit soort zaken; het moet geautomatiseerd zijn in de manier van werken en bewaren van informatie. Zeker wanneer je bedenkt dat er zo veel verschillende formats van documenten zijn.

Andersom - het ophalen van bewaarde informatie - werkt het precies hetzelfde. Zoals in de campagne wordt geconcludeerd: “Het is essentieel dat de informatiehuishouding van een organisatie adequaat en professioneel is ingericht. Als dit het geval is, zijn alle documenten op het juiste moment in een bepaald werkproces, voor de juiste functionaris, in de juiste vorm beschikbaar.”

De slotsom is dat een campagne ‘Goed bewaard’ op het juiste moment komt, nu de Woo in werking treedt en de samenleving meer en meer transparantie van overheidsinformatie eist. Medewerkers kunnen werken aan hun ‘bewaarbewustzijn’ en tegelijkertijd moet het management hen met een intelligente informatiehuishouding in staat stellen hun werk slim uit te voeren.

Dimitri Palmen is directeur bij BCT