In het Friese Drachten staat de glasgroothandel Drachtster Glashandel. Eenvoudige naam, zegt precies wat het doet en dat lijkt wel typisch voor het hele bedrijf: gewoon doen waar je goed in bent en maak gebruik van de kennis van anderen voor de dingen waar je niet zo goed in bent. Focus op je kerncompetenties heet dat in jargon. Aan het roer twee broers, Arjan en Egbert van Reenen. We spreken met die laatste over de inzet van M-Files. M-Files partner PCI begeleidde de Drachtster Glashandel namelijk naar een volgend niveau in intelligent en transparant informatiebeheer.
‘We zijn een bedrijf met zo’n achttien vaste medewerkers en een flexibele schil eromheen van zzp’ers die we bij piekbelasting kunnen inzetten’, begint Egbert. ‘In hoogtijdagen hebben we dan zo’n 30 tot 35 mensen extra aan het werk. Als glasgroothandel maken we onderdeel uit van een (complexe) keten. We zijn een groothandel en leveren dus aan bedrijven die weer in opdracht werken van ofwel andere bedrijven ofwel particuliere opdrachtgevers. In totaal hebben we het al snel over ongeveer 600 klanten/opdrachtgevers waarmee we allemaal op een glasheldere manier willen kunnen communiceren. Over het werk, over de leveringen en de kwaliteit van de samenwerking. Al die contacten leiden tot informatie. Of het nu gaat over werk- en prijsafspraken, contracten of om offertes en facturen: er ontstaat voor ieder project al snel een behoorlijke informatiestroom.’ Die informatie bevindt zich bovendien in een grote variëteit aan documenttypen in allerlei applicaties: van mails tot online bestelformulieren, van contracten tot afleverbonnen. En papier…
Automatisering en digitalisering
Voor de Drachtster Glashandel betekent het optimaal gebruiken en beheren van al die informatietypen en -stromen een behoorlijke uitdaging. Egbert: ‘Het digitaliseren en automatiseren ervan heeft bij ons een hoge prioriteit. Alle tijd die we kwijt zijn met zoeken naar informatie of het (opnieuw) genereren van informatie betekent dat we die tijd niet kunnen besteden aan onze kernactiviteit: het leveren van hoogwaardige glasproducten aan onze afnemers.’
Voor de financiële processen maakt het Friese bedrijf gebruik van Exact Online. Voor de specifieke ‘glasleveringsprocessen’ is sinds enige tijd BAKA Glass in gebruik: een product, specifiek ontwikkeld voor bedrijven in de glasindustrie. Egbert: ‘Het is ontwikkeld door een ondernemer die uit deze wereld komt en die dus precies begrijpt waar wij als branche behoefte aan hebben qua functionaliteit en capaciteit. Het product is nog niet zo lang op de markt maar wij zijn er erg blij mee. De kern van deze software – en dat is de kern die naar mijn idee elke vorm van automatisering moet kenmerken – is dat de software en de functionaliteit om jou als gebruiker draaien en niet andersom. Digitalisering is nodig, daar draaien we niet omheen. Maar we willen ook niet door die digitalisering om ons werk heen draaien.’
