Al jaren zijn we bezig om medewerkers te faciliteren ook vanaf een andere plaats dan kantoor te werken, thuis of elders. Dat ging mondjesmaat. Door extreme omstandigheden wordt nu iedereen gedwongen om dat thuis te doen. Maar het kan pas werken wanneer aan een aantal voorwaarden wordt voldaan: je moet als bedrijf (en dus ook als medewerker) faciliteren, plannen en communiceren. En dan nog, niet alles en iedereen is geschikt voor het fenomeen thuiswerken.
Patrick van Vulpen, Business Development Manager bij Docspro ziet het zowel in zijn eigen werkomgeving als bij klanten: ‘Bij Docspro hebben we die transitie heel soepel doorgemaakt. Niet zo gek natuurlijk als je precies weet welke hulpmiddelen er zijn om optimaal je werk te kunnen blijven doen. Dat is een belangrijke randvoorwaarde: verdiep je in wat je nodig hebt en zoek uit wat beschikbaar is. Het is belangrijk in een tijd als deze waarin veel organisaties vooral intern zijn gericht, om een open oog te houden voor de mogelijkheden buiten de geijkte kaders van het kantoor.’

Voordelen thuiswerken
Thuiswerken, of zoals gezegd plaats- en tijdonafhankelijk werken, kan aanzienlijke efficiencyvoordelen opleveren, afhankelijk van de voorzieningen die voor de medewerkers beschikbaar zijn:
- Het scheelt reistijd en kilometers, dus minder files, beter voor het milieu, lagere kosten voor het bedrijf;
- Overleg online gaat aanzienlijk effectiever en efficiënter, zo blijkt nu al in de praktijk;
- Kennis en informatie worden vaker en beter gedeeld, er is één werkomgeving;
- Projectgroepen en Teams werken op één plek (in de online omgeving) in een duidelijke samenstelling en rolverdeling met elkaar samen;
- Deelnemers aan die groepen hebben beter en actueel overzicht over wie wat heeft gedaan en wat de status van projecten en/of informatie is;
- Andere (tijdelijk) betrokken afdelingen/medewerkers of externe ketenpartners kunnen vaker, veilig, controleerbaar, sneller en effectiever worden ‘bijgeschakeld’ en ‘afgeschakeld’;
- Beveiliging van en toegang tot informatie is beter onder controle;
- Geen onnodige stapels papier die op kantoor nog regelmatig worden geprint ‘om nog even na te kijken’;
- Er is (extra) aandacht voor het verloop van processen en wie daarbij betrokken moeten worden;
- Medewerkers krijgen (hopelijk) meer zelfstandigheid en verantwoordelijkheid toebedeeld, de manager moet dan wel het vertrouwen hebben dat ze hun werk (kunnen) doen.
Patrick hoopt dat als straks de wereld weer wat normaler wordt er toch wel iets blijft hangen: de bewustwording van die voordelen van het plaats- en tijdonafhankelijk werken. ‘Het zou heel vreemd zijn als iedereen straks doodleuk de draad van vóór de crisis weer oppakt, naar kantoor vliegt en van het ene overlegje naar het andere rent. Dan zouden we niets geleerd hebben van de mogelijkheden die bestaan om het ook anders te doen en waaraan we nu – met een beetje vallen en opstaan - hebben kunnen ruiken…’