Leren van de kansen die we nu krijgen!

Al jaren zijn we bezig om medewerkers te faciliteren ook vanaf een andere plaats dan kantoor te werken, thuis of elders. Dat ging mondjesmaat. Door extreme omstandigheden wordt nu iedereen gedwongen om dat thuis te doen. Maar het kan pas werken wanneer aan een aantal voorwaarden wordt voldaan: je moet als bedrijf (en dus ook als medewerker) faciliteren, plannen en communiceren. En dan nog, niet alles en iedereen is geschikt voor het fenomeen thuiswerken.

Patrick van Vulpen, Business Development Manager bij Docspro ziet het zowel in zijn eigen werkomgeving als bij klanten: ‘Bij Docspro hebben we die transitie heel soepel doorgemaakt. Niet zo gek natuurlijk als je precies weet welke hulpmiddelen er zijn om optimaal je werk te kunnen blijven doen. Dat is een belangrijke randvoorwaarde: verdiep je in wat je nodig hebt en zoek uit wat beschikbaar is. Het is belangrijk in een tijd als deze waarin veel organisaties vooral intern zijn gericht, om een open oog te houden voor de mogelijkheden buiten de geijkte kaders van het kantoor.’

Werken doe je op kantoor?

Er heerst in Nederland (al heel lang) een cultuur van ‘werken doe je op kantoor’. Patrick: ‘Daar ben je met collega’s, kun je je leidinggevende direct vragen stellen, zijn systemen en informatie beschikbaar en dan kom je het best tot je recht. Dat laatste is echter maar de vraag.’

Er zijn altijd omstandigheden die vragen dat je op kantoor bent, maar die omstandigheden worden wel steeds zeldzamer. Patrick: ‘Er is natuurlijk het sociale aspect, maar, mits op de juiste wijze gefaciliteerd, kun je je werk, datgene waar je uiteindelijk op wordt afgerekend, prima vanuit huis doen. Of vanaf een andere werkplek onderweg, als we straks weer wat meer onderweg mogen zijn.’

Faciliteren

Het faciliteren van thuiswerken, of eigenlijk plaats- en tijdonafhankelijk werken, heeft onder meer betrekking op de technische aspecten van je werkomgeving en de applicaties waarvan je gebruik zou moeten maken. Patrick: ‘Technisch betekent het dat er bijvoorbeeld een veilige netwerkverbinding moet zijn en dat je – gecontroleerd - bij de systemen kunt komen.

Waar we in het verleden, en waarschijnlijk geldt dat nog steeds voor veel bedrijven, gebruik maakten van zogenaamde thick clients is dat allang opgeschoven naar thin clients of gewoon werken in de browser. Die thick clients zijn feitelijk uitgebreide werkplekken die met alles zijn uitgerust wat je anders op kantoor zou hebben. Thin clients zijn daarentegen meer de werkplekken die je in verbinding kunnen stellen met wat je nodig hebt om te kunnen werken. Tegenwoordig maken veel organisaties gebruik van applicaties in de (private) cloud, dus dan heb je op je computer weinig meer nodig dan de services die je in staat stellen in die cloud te komen. Als het echter op applicaties aankomt, vraagt thuiswerken soms enige aanpassing. Op kantoor kun je een document printen, ondertekenen, scannen en opbergen op de daarvoor bestemde plaats. Dat kan allemaal digitaal ook, maar dan moet je wel in die opties voorzien. Document management, met alle daarbij horende functionaliteit, inclusief het tegelijkertijd samen kunnen werken aan eenzelfde document, vormt een essentieel onderdeel van georganiseerd omgaan met belangrijke bedrijfsinformatie. Met vervolgens het (digitaal) afronden van processen, bijvoorbeeld door beoordeling, goedkeuring en/of ondertekening van documenten. Of iets heel specifieks, als het onleesbaar maken van persoonlijke gegevens met software om te anonimiseren. Medewerkers die elders werken moeten dus óók de toegang hebben tot die functionaliteit. Bij Docspro hebben we ervaring met en kunnen we alles vertellen over hoe je dit type toepassingen kunt implementeren, inrichten en optimaal toepassen.’

Een deel van de gewenste functionaliteit zit in samenwerkingstools als Microsoft Teams. Veel zit echter in bedrijfsapplicaties die dan toegankelijk gemaakt moeten worden voor externe gebruikers. ‘Het feit dat een tool als Teams op je computer staat als onderdeel van MS Office365, wil niet zeggen dat je daar ineens effectief mee kunt werken. Een goede instructie over welke functionaliteit er is en hoe je daarmee omgaat is raadzaam. Dat geldt ook voor andere toepassingen, zoals document management, digitaal goedkeuren en ondertekenen van documenten en het afronden processen. Er is veel mogelijk, maar je moet het wel zien. En leren.’

Plannen van activiteiten

Managers hebben nog wel eens wat moeite met het fenomeen thuiswerken. Patrick: ‘Alles begint met vertrouwen in je medewerkers. Het idee dat je op kantoor als manager veel beter alles onder controle hebt, is achterhaald. Binnen een team hebben mensen hun eigen verantwoordelijkheden. Je moet een bepaalde hoeveelheid werk of bepaalde taak verrichten binnen een bepaalde tijdspanne. Dat is thuis niet anders dan op kantoor. Of dat gebeurt, is in alle gevallen prima na te gaan. Zorg voor een goede planning van werkzaamheden, zodat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Geef de medewerkers daar ook inspraak in. Er zijn nu eenmaal mensen die ook de zorg voor hun kinderen hebben. Zolang maar duidelijk is wanneer je wel of niet bereikbaar bent.’

Communiceren van verwachtingen

Dat brengt hem meteen bij de derde cruciale factor die meetelt bij succesvol vanuit huis werken: communicatie. Patrick: ‘Als je wilt dat mensen iets doen, moet je laten weten wat je van ze verwacht. Ook en juist als er bijzondere omstandigheden zijn, zoals nu. Een heldere structuur in het werk is goed, maar daar hoort ook bij dat je die structuur communiceert. Een heldere communicatie zorgt voor de juiste verwachtingen. Het is niet erg als iemand overdag ook andere activiteiten heeft, zolang het geen invloed heeft op het resultaat van zijn werkzaamheden. Het gaat om wát iemand doet, niet zo zeer om wannéér iemand dat doet.’

Voordelen thuiswerken

Thuiswerken, of zoals gezegd plaats- en tijdonafhankelijk werken, kan aanzienlijke efficiencyvoordelen opleveren, afhankelijk van de voorzieningen die voor de medewerkers beschikbaar zijn:

Het scheelt reistijd en kilometers, dus minder files, beter voor het milieu, lagere kosten voor het bedrijf;
Overleg online gaat aanzienlijk effectiever en efficiënter, zo blijkt nu al in de praktijk;
Kennis en informatie worden vaker en beter gedeeld, er is één werkomgeving;
Projectgroepen en Teams werken op één plek (in de online omgeving) in een duidelijke samenstelling en rolverdeling met elkaar samen;
Deelnemers aan die groepen hebben beter en actueel overzicht over wie wat heeft gedaan en wat de status van projecten en/of informatie is;
Andere (tijdelijk) betrokken afdelingen/medewerkers of externe ketenpartners kunnen vaker, veilig, controleerbaar, sneller en effectiever worden ‘bijgeschakeld’ en ‘afgeschakeld’;
Beveiliging van en toegang tot informatie is beter onder controle;
Geen onnodige stapels papier die op kantoor nog regelmatig worden geprint ‘om nog even na te kijken’;
Er is (extra) aandacht voor het verloop van processen en wie daarbij betrokken moeten worden;
Medewerkers krijgen (hopelijk) meer zelfstandigheid en verantwoordelijkheid toebedeeld, de manager moet dan wel het vertrouwen hebben dat ze hun werk (kunnen) doen.

Patrick hoopt dat als straks de wereld weer wat normaler wordt er toch wel iets blijft hangen: de bewustwording van die voordelen van het plaats- en tijdonafhankelijk werken. ‘Het zou heel vreemd zijn als iedereen straks doodleuk de draad van vóór de crisis weer oppakt, naar kantoor vliegt en van het ene overlegje naar het andere rent. Dan zouden we niets geleerd hebben van de mogelijkheden die bestaan om het ook anders te doen en waaraan we nu – met een beetje vallen en opstaan - hebben kunnen ruiken…’