Leren van de kansen die we nu krijgen!

Werken doe je op kantoor?

Er heerst in Nederland (al heel lang) een cultuur van ‘werken doe je op kantoor’. Patrick: ‘Daar ben je met collega’s, kun je je leidinggevende direct vragen stellen, zijn systemen en informatie beschikbaar en dan kom je het best tot je recht. Dat laatste is echter maar de vraag.’

Er zijn altijd omstandigheden die vragen dat je op kantoor bent, maar die omstandigheden worden wel steeds zeldzamer. Patrick: ‘Er is natuurlijk het sociale aspect, maar, mits op de juiste wijze gefaciliteerd, kun je je werk, datgene waar je uiteindelijk op wordt afgerekend, prima vanuit huis doen. Of vanaf een andere werkplek onderweg, als we straks weer wat meer onderweg mogen zijn.’

Faciliteren

Het faciliteren van thuiswerken, of eigenlijk plaats- en tijdonafhankelijk werken, heeft onder meer betrekking op de technische aspecten van je werkomgeving en de applicaties waarvan je gebruik zou moeten maken. Patrick: ‘Technisch betekent het dat er bijvoorbeeld een veilige netwerkverbinding moet zijn en dat je – gecontroleerd - bij de systemen kunt komen.

Waar we in het verleden, en waarschijnlijk geldt dat nog steeds voor veel bedrijven, gebruik maakten van zogenaamde thick clients is dat allang opgeschoven naar thin clients of gewoon werken in de browser. Die thick clients zijn feitelijk uitgebreide werkplekken die met alles zijn uitgerust wat je anders op kantoor zou hebben. Thin clients zijn daarentegen meer de werkplekken die je in verbinding kunnen stellen met wat je nodig hebt om te kunnen werken. Tegenwoordig maken veel organisaties gebruik van applicaties in de (private) cloud, dus dan heb je op je computer weinig meer nodig dan de services die je in staat stellen in die cloud te komen. Als het echter op applicaties aankomt, vraagt thuiswerken soms enige aanpassing. Op kantoor kun je een document printen, ondertekenen, scannen en opbergen op de daarvoor bestemde plaats. Dat kan allemaal digitaal ook, maar dan moet je wel in die opties voorzien. Document management, met alle daarbij horende functionaliteit, inclusief het tegelijkertijd samen kunnen werken aan eenzelfde document, vormt een essentieel onderdeel van georganiseerd omgaan met belangrijke bedrijfsinformatie. Met vervolgens het (digitaal) afronden van processen, bijvoorbeeld door beoordeling, goedkeuring en/of ondertekening van documenten. Of iets heel specifieks, als het onleesbaar maken van persoonlijke gegevens met software om te anonimiseren. Medewerkers die elders werken moeten dus óók de toegang hebben tot die functionaliteit. Bij Docspro hebben we ervaring met en kunnen we alles vertellen over hoe je dit type toepassingen kunt implementeren, inrichten en optimaal toepassen.’

Een deel van de gewenste functionaliteit zit in samenwerkingstools als Microsoft Teams. Veel zit echter in bedrijfsapplicaties die dan toegankelijk gemaakt moeten worden voor externe gebruikers. ‘Het feit dat een tool als Teams op je computer staat als onderdeel van MS Office365, wil niet zeggen dat je daar ineens effectief mee kunt werken. Een goede instructie over welke functionaliteit er is en hoe je daarmee omgaat is raadzaam. Dat geldt ook voor andere toepassingen, zoals document management, digitaal goedkeuren en ondertekenen van documenten en het afronden processen. Er is veel mogelijk, maar je moet het wel zien. En leren.’

Plannen van activiteiten

Managers hebben nog wel eens wat moeite met het fenomeen thuiswerken. Patrick: ‘Alles begint met vertrouwen in je medewerkers. Het idee dat je op kantoor als manager veel beter alles onder controle hebt, is achterhaald. Binnen een team hebben mensen hun eigen verantwoordelijkheden. Je moet een bepaalde hoeveelheid werk of bepaalde taak verrichten binnen een bepaalde tijdspanne. Dat is thuis niet anders dan op kantoor. Of dat gebeurt, is in alle gevallen prima na te gaan. Zorg voor een goede planning van werkzaamheden, zodat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Geef de medewerkers daar ook inspraak in. Er zijn nu eenmaal mensen die ook de zorg voor hun kinderen hebben. Zolang maar duidelijk is wanneer je wel of niet bereikbaar bent.’

Communiceren van verwachtingen

Dat brengt hem meteen bij de derde cruciale factor die meetelt bij succesvol vanuit huis werken: communicatie. Patrick: ‘Als je wilt dat mensen iets doen, moet je laten weten wat je van ze verwacht. Ook en juist als er bijzondere omstandigheden zijn, zoals nu. Een heldere structuur in het werk is goed, maar daar hoort ook bij dat je die structuur communiceert. Een heldere communicatie zorgt voor de juiste verwachtingen. Het is niet erg als iemand overdag ook andere activiteiten heeft, zolang het geen invloed heeft op het resultaat van zijn werkzaamheden. Het gaat om wát iemand doet, niet zo zeer om wannéér iemand dat doet.’