Integratie MS Teams en M-Files ‘a marriage made in heaven?’

In de voorbije maanden is een enorme groei geweest (en nog waarschijnlijk) aan gebruikers die samenwerken met Microsoft Teams. In Nederland is het niet anders dan in de rest van de wereld: we omarmen massaal de mogelijkheid van videobellen, documenten delen en in (project-)groepen samenwerken. Een verveelvoudiging – tot 20x - in gebruik van Microsoft Teams. Binnen Teams is een strakke beveiliging – prioriteit voor Microsoft en noodzakelijk om goed en veilig te kunnen samenwerken. Wil je echter nog een extra dimensie toevoegen op documentniveau, binnen een groep, dan vormen Microsoft en M-Files een zelfverklaard ‘marriage made in heaven’.

Door: John de Waard

In een gezamenlijk webinar lieten beide partners zien hoezeer zij met elkaar verbonden zijn en hoezeer de eigenschappen van Microsoft Teams en M-Files elkaar aanvullen. ‘Een optimaal functionerende samenwerkingsomgeving moet voldoen aan een aantal voorwaarden’, aldus Michel Bouman, Microsoft Teams. ‘Dat zijn bovenal veiligheid, met daarnaast communicatie, letterlijk kunnen samenwerken in teamverband aan documenten en flexibiliteit in functionaliteit en schaalgrootte. Plus de mogelijkheid om eigen applicaties toe te kunnen voegen, zodat je niet steeds hoeft te wisselen van werkomgeving. Die basiselementen moeten goed zijn, anders wordt effectief samenwerken een moeizaam verhaal.’

Doe waar je goed in bent
Maar information management wordt daarin niet direct genoemd. Bouman: ‘Dat klopt. We kunnen binnen de Microsoft Teams-omgeving prima de basis van het veilig, secuur en vertrouwelijk omgaan met informatie aan, we kunnen toegang regelen tot wie in de kanalen wordt toegelaten en dat ook separaat beveiligen. Echter, dat gaat dan vooral over de applicatie, de functionaliteit en de werkomgeving zelf. Als het gaat om de functionaliteit rondom de informatie waar mensen mee werken vallen juist partners als M-Files op. Dat is echt hun specialiteit.’

Grip op informatie, op elk moment
Sebastiaan Crebolder, M-Files: ‘Belangrijk onderscheid van M-Files met andere documentmanagement systemen is dat het bij ons gaat om wát de informatie is en niet wáár die is. Wat staat er in die documenten wat ze onderscheidt van andere documenten en wat van belang is om het terug te kunnen vinden? Dat geldt ook voor informatie buiten de Office365-omgeving. Zoals Michel al aangaf, Microsoft Teams is perfect om samen te werken en dat lukt uiteraard ook met de andere applicaties in de suite, maar wij zijn gespecialiseerd als het gaat om échte documentmanagement functionaliteit. Je kunt binnen de Teams-omgeving eenvoudig informatie en bestanden ophalen vanuit andere applicaties – zelfs vanuit je eigen applicatie zoals Dropbox, Box, OneDrive of Google Drive etc. en die daar gebruiken. Maar hoe zit het dan met de oorspronkelijke versie die in de bron achterblijft? Hoe controleer je en houd je grip op wie wat wanneer heeft gedaan aan welke documenten? Daar zijn wij sterk in en door de integratie bieden we ‘the best of both worlds’. De informatie die je via M-Files beheert vormt ‘one single point of truth’: het is altijd de goede versie, geen twijfel over. Er is geen andere versie dan die in M-Files staat en die je direct via Microsoft Teams kunt bereiken, bewerken en weer opslaan. Iemand anders die deze informatie zou opvragen krijgt dan direct de meest recente versie met daarbij alle gegevens van wie eraan heeft gewerkt, wanneer enz.’

Eenvoudige implementatie
Microsoft Teams is een eenvoudig te implementeren en te gebruiken applicatie om samen te werken. Je moet je er natuurlijk wel even in verdiepen, want het gaat om meer dan alleen videobellen, de functie waar Nederlanders nu nog het meest gebruik van maken. Bouman: ‘Natuurlijk kun je prima videobellen met Teams, maar als je het alleen daarvoor gebruikt zou je het tekort doen. Alle functies zijn er juist op gericht om écht samen te werken. Dus tegelijk in documenten werken, op allerlei manieren communiceren, binnen het kanaal en tussen kanalen en zorgen dat alle betrokkenen – eventueel ook externen - op de hoogte blijven van de status van projecten, projectgroepen et cetera.’

Risico’s van wildgroei aan groepen en informatie
Het risico bestaat echter, wanneer het zo eenvoudig is om nieuwe groepen in wisselende samenstellingen aan te maken, dat het overzicht verdwijnt en er een wildgroei aan groepen en veel versnipperde informatie ontstaat. Crebolder: ‘Alle groepen bestaan uit andere samenstellingen. Soms zitten teamleden in meerdere groepen – kanalen noemen ze dat in Teams – maar dat maakt het er wel lastiger op qua beheer van en overzicht over de informatie die ze gebruiken en kunnen inzien. Als in meerdere groepen mensen zitten die niet altijd álle informatie zouden mogen zien, bijvoorbeeld offertes, prijsafspraken of contract- en contactgegevens van klanten, kun je daar op voorhand binnen Teams weinig aan doen. Je kunt de rechten per kanaal organiseren en per persoon, maar niet gekoppeld aan specifieke informatie. Dat laatste is veel effectiever. Zorg ervoor dat specifieke informatie alleen kan worden bekeken en/of bewerkt in combinatie met bepaalde functies, rollen, personen, afdelingen die daartoe de bevoegdheid hebben. Die rechtenstructuur kun je in M-Files per document op intelligente wijze regelen. Daarmee kun je bijvoorbeeld makkelijk juridische documenten afschermen voor mensen die daartoe geen toegang mogen hebben, terwijl ze wel gewoon ‘volwaardig’ teamlid zijn. Zij zien de documenten niet eens. Zo blijf je als organisatie op elk moment compliant, een belangrijk topic in de hedendaagse maatschappij waar privacy en security hoog op de prioriteitenlijstjes van managers staan. Of in ieder geval zouden moeten staan.’

De volledige integratie van M-Files met Microsoft Teams biedt organisaties de mogelijkheid om heel flexibel, functioneel en effectief samen te werken, terwijl tegelijkertijd net zo eenvoudig kan worden voldaan aan wet- en regelgeving (compliancy), inclusief optimale beheersing van informatie en -processen (information governance).  Misschien toch ‘a marriage made in heaven…’?

 

Bekijk hier het webinar