Uitdaging: informatiebeheer steeds belangrijker
CONO Kaasmakers wil groeien en zichzelf continue verbeteren. Dat gaat gepaard met een stijgende noodzaak aan beheersing. Beheersing van processen en de bijbehorende informatie(stromen). Gert-Jan Borger, IT Manager: ‘Die groei - met het voortdurend jezelf willen verbeteren - manifesteert zich ook binnen de bedrijfsprocessen, de hoeveelheid data en informatiebeheer. Informatie moet gedeeld kunnen worden: zowel binnen de organisatie als tussen de klanten en de organisatie. Dat laatste deden we tot voor enige tijd via het bijhouden van onze consumentencommunicatie in een spreadsheet. Als je niet zo groot bent gaat dat nog wel misschien, maar ideaal is het niet. Het is lastig om bij te houden wat de status is van bijvoorbeeld de afhandeling van een vraag van een consument. Het is te bewerkelijk, foutgevoelig en het is lastig aan collega’s over te dragen. Bovendien wil je meer inzicht krijgen in de onderliggende problematiek van die vragen en opmerkingen: een goede analyse van de informatiestromen tussen consumenten en de organisatie en hun context leidt tot meer effectiviteit en efficiëntie in de afhandeling ervan. Daarvoor zochten we naar een slimme oplossing.’
Oplossing: Intelligent Informatiebeheer
Nu was PCI al bij de kaasmakers in het Noord-Hollandse Westbeemster binnen voor het printerpark en de printmanagement-oplossingen. Gert-Jan: ‘Intern waren we al even bezig met die uitdaging van de groeiende hoeveelheden informatie en complexere informatieprocessen. De accountmanager van PCI gaf in een informeel gesprek over dit onderwerp aan dat PCI wellicht een oplossing zou kunnen bieden. Zij deden een onderzoek binnen de organisatie en dat leidde tot het inzicht dat een document management systeem op meerdere afdelingen van toegevoegde waarde zou kunnen zijn. Toen werd ons wel duidelijk dat er voordelen te behalen waren met de implementatie van hun oplossing, M-Files.’ PCI maakte een Proof of Concept (PoC) en CONO daagde ze uit om het te laten zien. Dat werkte.
M-Files is een applicatie voor intelligent informatiebeheer die heel gestructureerd bijhoudt waar informatie over gaat en welke context er bestaat met andere informatie. Marcel: ‘M-Files is niet gericht op wáár die informatie is, wat traditioneel vaak het geval is bij veel andere systemen die in de markt zijn. M-Files is juist gericht op wát die informatie is, welke informatie waarbij hoort, wat de relevante inhoud is en in welke context die inhoud is te koppelen aan andere informatie. Door hun intelligente manier van kenmerken vastleggen over het document en de inhoud (metadatering) kan M-Files de gebruiker snel en volledig informeren over de status van bijvoorbeeld die consumentenvragen.’
Toepasbaar in de organisatie
Nadat de afdeling consumentencommunicatie eenmaal de voordelen van M-Files ondervond, leek het op schudden aan de boom. Gert-Jan: ‘Ineens vielen meer stukjes op hun plaats. Met M-Files zouden we ook in andere informatie gerelateerde processen grote stappen kunnen zetten op het gebied van kwaliteit en (digitale) duurzaamheid. Informatie is met M-Files digitaal beschikbaar, het is vindbaar en het is veilig.’
Beiden erkennen dat je om optimaal te kunnen profiteren van M-Files wel vooraf tijd en energie moet steken in de begeleiding van de gebruikers. Marcel: ‘M-Files is een geweldige tool om de gebruikers te faciliteren in hun werkzaamheden. Het is voor veel medewerkers echter wel even een stap. M-Files is nu eenmaal geen spreadsheet. Een nieuw systeem vraagt aandacht en vraagt van de gebruikers tijd om ermee te leren omgaan. Informatie metadateren en zoeken moet je echt even leren. Mijn advies is dan ook: blijf in gesprek met die gebruikers. Hoor waar ze mee zitten in het gebruik en help ze die eerste tijd door. De tijd die je er vooraf insteekt, haal je er aan de achterkant echter dubbel en dwars uit. Met M-Files zijn er geen losse eindjes meer. Proces flows lopen soepel door de organisatie en informatie is altijd in de juiste context beschikbaar.’
Handboeken en instructies
Inmiddels zijn er meer toepassingen van M-Files geïmplementeerd. M-Files fungeert als een vliegwiel. De organisatie vraagt zelf om M-Files te kunnen gebruiken. Zoals voor het vastleggen, bijhouden en vindbaar maken van de werkinstructies en handboeken kwaliteitszorg. Gert-Jan: ‘Voorheen waren dat allemaal dikke papieren boeken en documenten. Vervolgens stonden ze op onze fileserver, maar was het best lastig om ze bij te houden en vooral te borgen dat ook altijd de laatste versie beschikbaar was: wie doet wat, wanneer en welke versie is dat dan? Nu zit het in M-Files en heeft iedereen die er gebruik van moet maken direct toegang tot de volledige en actuele informatie. Ook bij nieuwe medewerkers werkt dat goed. Voor ons betekent M-Files een belangrijke stap in kwaliteitszorg op het gebied van informatiebeheer en digitale duurzaamheid in de bedrijfsvoering. Geen papier meer maar zoveel mogelijk alles digitaal beschikbaar maken, kortere doorlooptijden in een aantal belangrijke processen, verbeterde kwaliteit in informatiebeheer en -processen, duidelijkheid over de status van informatie, niet meer afhankelijk van één persoon en geen verlies van data.’
