Breda brengt medewerkers Team Document Management op niveau

Recentelijk heeft de gemeente Breda, met een drietal workshops van het Doxis-team, haar Document Management opgeschaald en op een gedegen basisniveau gebracht. Daarmee zijn de circa dertig medewerkers van het team Document Management (DM) van de gemeente Breda klaar voor verdere stappen in de digitale transitie.

Marion van Kuijk

Marion van Kuijk

Teamleider Marion van Kuijk kijkt tevreden terug op het opleidingstraject dat ze met haar mensen heeft doorlopen in samenwerking met Doxis. ‘Ons team bestaat uit medewerkers met een uiteenlopend kennisniveau over digitaal werken, informatiebeheer en bijbehorende kennis van wet- en regelgeving. Wij zijn als team DM bij Breda verantwoordelijk voor de hele keten in de documentcyclus: van postkamer tot archief en van papier tot digitaal. Dat laatste is een sterk groeiend onderdeel van ons werk. Binnen de groep kwamen we tot de conclusie dat het goed zou zijn wanneer iedereen op zijn minst over een bepaald kennisniveau over digitaal informatiebeheer en aanverwante wetgeving zou beschikken.’

Andere competenties
Breda is al langer bezig met de digitale transitie. Echter, die overgang vereist soms andere competenties en vaardigheden van de medewerkers. Van Kuijk zag dat daarin een aantal medewerkers nog wel wat aanvulling kon gebruiken en ondernam actie. Van Kuijk: ‘Het leek ons een goede zaak om iedereen via een opleidingstraject bij te spijkeren. Je zult altijd houden dat er verschillen blijven in interesse voor en werken met digitale informatie en -systemen, maar het is beter als je van een bepaald basisniveau kunt uitgaan.’

Rol medewerkers verandert
Bijkomend fenomeen is dat de rol van informatie- en documentbeheer verandert. Van Kuijk hierover: ‘Eerst waren we vooral bezig met achteraf regelen dat informatie op ordelijke en toegankelijke wijze werd opgeslagen en beheerd. Tegenwoordig is dat eerder in het proces al van belang. Nu vervullen we meer een adviserende rol naar de andere medewerker. Zij zijn vakinhoudelijk op de hoogte van de relevantie van de informatie, wij hebben de kennis over hoe je daarmee moet omgaan in het kader van beheer en wet- en regelgeving: wat, waarom, wanneer, wie, hoe? Het is vervolgens aan ons om dat duidelijk te maken en mensen daarop aan te sturen. Meer de regie voeren dus.’

Kennis van zaken
Een nieuwe manier van werken vraagt in de regel om andere – en soms nieuwe – vaardigheden van medewerkers. ‘Dat vraagt onder meer vaardigheden op het gebied van communicatie en overtuigingskracht naar je collega’s. Die overtuigingskracht is weer gebaat bij een goede ondergrond: een goed fundament aan kennis van zaken’’, aldus Van Kuijk. ‘Het gaat om archiveren van zowel papier als digitaal en we hebben te maken met diverse communicatiekanalen met een aantal systemen (zaaksysteem, e-depot) om informatie in op te slaan en te beheren. Kennis over zowel de analoge als digitale werkwijze was daarom gewenst. Je moet weten welke informatie waar thuishoort en waarom. Het overzicht ligt bij onze mensen, de uitvoering van de wensen ligt bij de vakafdelingen.’

Plan van aanpak
Het team Document Management heeft daarop een plan van aanpak geschreven om tot het gewenste doel te komen: eenduidigheid in aanpak en een ondergrens in kennisniveau voor de medewerkers, zodat iedereen weet waarover het gaat. Vervolgens heeft de gemeente Breda via haar opleidingsinstituut een uitvraag in de markt gedaan. Doxis bleek de partij die het best begreep waar deze Brabantse gemeente heen wilde en hoe ze daar kon komen.

Workshops
Aan de hand van drie workshops zijn de medewerkers bijgeschoold en klaargestoomd voor het omgaan met (digitale) informatie. Van Kuijk licht toe: ‘We hebben de groep in tweeën gesplitst, waarbij de verschillende rollen en functies in beide groepen waren vertegenwoordigd. Dat bracht met zich mee dat mensen elkaar konden helpen. In drie ochtenden zijn de onderwerpen archivering (digitaal en analoog), de ‘information lifecycle’, data, metadata en het kwaliteitssysteem behandeld en als laatste kwam de levenscyclus van applicaties en systemen (zoals het zaaksysteem en zaakgericht werken) aan de orde. Die drie sessies hebben ons het inzicht gebracht dat we nodig hebben om ons werk te kunnen doen. Maar ook om onze collega’s aan te sturen en vooral aan te moedigen om zorgvuldig met informatie om te gaan. En vooral om vanaf het begin na te denken over hoe dat in de praktijk werkt. Hierdoor werd direct duidelijk wie welk deel van de keten invult en hoe dat gaat. Dat maakte veel duidelijk over de belangen van alle betrokkenen en nog belangrijker: hoe kun je de keten soepeler laten verlopen?’

Afwisselend en praktisch
De praktische en interactieve aanpak van Doxis bij de workshops sprak de deelnemers zeer aan, volgens Van Kuijk: ‘Het was afwisselend, mensen kregen ruim de tijd om hun eigen vragen voor te leggen en er was een goede wisselwerking tussen de trainers. Deze opleiding is voor veel medewerkers een goede investering om zo hun duurzame inzetbaarheid te verhogen. Informatiebeheer is een dynamische wereld en je moet erin mee blijven gaan, bijvoorbeeld door opleidingen. Wij zijn echter klaar voor de volgende stap.’